Zodra je met meerdere partijen om de tafel moet, wordt er vaak gezocht naar een aantrekkelijke vergaderlocatie. Maar.. Vaak is een vergaderlocatie wat kaal, zakelijk en overdreven formeel. Een inspirerende vergaderlocatie kan de uitkomst van de vergadering ten goede komen en dus is het verstandig om een strategische en aantrekkelijke plek uit te zoeken voor een vergadering. In deze blog vertellen we wat een vergaderlocatie inspirerend kan maken.

1: Goede koffie

Als je gaat vergaderen, weet je één ding vrij zeker: er zal koffie gedronken worden. Daarom kan een vergadering al meteen een goede start krijgen als er een goed koffiezetapparaat is. Kortom, geen goedkope troep, maar een smaakvolle kop koffie. Room25 doet dit erg goed. Dit is een vergaderlocatie in Zwolle waar een volwaardig Jura koffiezetapparaat staat.

2: Een snelle internetverbinding

Om te zorgen dat de vergadering zo productief mogelijk is, dient er een snelle internetverbinding te zijn. De voorkeur gaat uit naar een razendsnelle glasvezel verbinding en daarnaast genoeg poorten zodat zowel WiFi als bedraad internet mogelijk is.

3: Een informele sfeer

Dit is een subjectief puntje. Echter, een huiselijkere en informele sfeer doet mensen vaak meer op hun gemak voelen wat de voedingsbodem is voor een goed en eerlijk gesprek. Dit is daarom een niet te onderschatten aspect. Zorg voor een uitnodigende en gezellige sfeer en overdrijf niet in formaliteiten. Een gezellig geschilderde muur en een persoonlijke touch kan het verschil maken.

4: Een goed geluidssysteem en beamer

Voor veel vergadering is een goed audiosysteem een pré. Zeker in geval van presentaties zal een beamer en goede audioset erg belangrijk kunnen zijn. In het verlengde hiervan dien je ook na te denken over de akoestiek. Zorg dat het niet te veel galmt en er dus een prettige ambiance is voor een prettig gesprek.

5: Post-its en schrijfgerei

Hoe prettig is het als je per ongeluk je schrijfgerei en notitiebladen vergeet en je kan terugvallen op het schrijfgerei van de vergaderlocatie. Door simpelweg een aantal pennen, notitiebladen en post-its klaar te leggen, kan je net een zetje in de goede richting geven om de vergadering nog iets productiever te maken.

Deze gastblog is geschreven door Joep van Ferienhaus Cadzand.